忌引きメールと返信の送り方｜会社や学校に送る際の例文も解説

忌引きメールに書くべきこと

忌引きメールを送る際、件名には、必ず忌引きについての内容である旨を記載しましょう。なぜなら、「忌引き」の単語が入っていなければ「緊急性のある内容ではない」と判断され、確認を後回しにされる危険性があるからです。

また、本文には、以下の内容を必ず記載しましょう。

忌引きメールの例文

忌引きメールには、「敬具」「拝啓」「時候の挨拶」を記載する必要はありません。絵文字・顔文字なども基本的には使用しないのがマナーとなりますので、覚えておきましょう。

ここからは、実際に忌引きメールを送る相手との関係性ごとに例文を挙げていきますので、ぜひ参考にしてみてください。

会社の上司に送る忌引きメール

会社の上司に連絡する際には、電話で伝えるのが理想です。ただし、早朝や深夜など、電話をかけると迷惑にあたる時間帯であればメールで先んじて伝える方がよいでしょう。常識がある時間帯になったら、メールを送付済みでも、再度電話で伝えるのがマナーです。

会社の部下に送る忌引きメール

同僚や部下の場合は、業務の引き継ぎなども必要です。長文になりすぎないよう、簡潔に要件を伝えるようにしましょう。

学校に連絡する忌引きメール

大学の場合は講義であれば事務局、ゼミであれば教授に連絡します。その際、学籍番号・学部・学科名は忘れずに記載しましょう。

取引先に送る忌引きメール

取引先へメールする場合は、ご葬儀の詳細まで伝える必要はありません。しかし、「どのような関係の方が亡くなったのか」「休暇の期間」は必ず伝えておきましょう。

忌引き休暇の間に連絡する用事がなければ、取り急ぎメールをしなくても構いません。忌引き休暇の関係で予定していたミーティングなどが変更になる場合は、お詫びの旨もしっかりと伝えましょう。

忌引きメールを送る際の注意点

忌引きメールを送る際には、以下の点に注意が必要です。

それぞれの内容について詳しく解説します。

まずは電話など口頭で連絡する

基本的には、どのような相手であっても電話で連絡するのがマナーです。電話ができない状況や、電話をするのには非常識な時間帯である場合はメールでも問題ありません。メールで連絡した後で、落ち着いた頃に再度電話で詳細を伝えるようにしましょう。

就業規則を確認する

忌引き休暇は、近しい親族が亡くなった際に利用できる休暇です。一般的には、濃い血縁関係であるほど忌引き休暇の日数も増えていきます。配偶者で10日程度、兄弟・姉妹は3日前後、祖父母の場合は1日〜3日が目安です。

しかし、忌引き休暇は労働基準法で定められている休暇ではありません。そのため、会社によって取得できる日数や決まり事が異なります。忌引き休暇を取得する場合は、事前に就業規則を確認しておきましょう。

忌引き明けにはお礼をする

忌引き休暇が明けた後は、仕事を変わってくれた上司・同僚・後輩などにしっかりとお礼の挨拶をしておきましょう。菓子折りなどを用意しておくと、より感謝が伝わります。

忌引きの返信メールの例文

送った忌引きメールに対してお悔やみメールが届いた場合は、件名を変えずに返信しましょう。返信の文面は、忌み言葉を使用しないよう注意が必要です。

忌み言葉とは、不幸を連想させる言葉です。「たびたび」「またまた」などは、不幸が続くといった意味を連想させるため、弔事の場ではタブーとされています。「相次いで」「重ねて」といった言葉も、不幸が重なる事象を連想させるため、使用は控えましょう。

そのほか、「4・9」などの「死・苦」を連想させる単語も忌み言葉とされています。また、死因の詳細を聞くのもあまりよろしくありません。

会社の上司に送る忌引きの返信メール

忌引きメールに対してお悔やみメールが届いた場合は、件名をそのままにして返信するのが一般的です。また、「返信は不要です」と入れておく気遣いも忘れないようにしましょう。

会社の部下に送る忌引きの返信メール

忌引きメールは返信がきたら、なるべく早く返すのがマナーです。しかし、ご葬儀や告別式の前後は忙しく動かなければならないため、多少の遅れは問題ありません。

取引先に送る忌引きの返信メール

忌引きメールへの返信は、必ず連絡しましょう。ただし、文面に「返信は不要です」と書いてあった場合は、取引先であっても返信しなくてよいです。

まとめ

忌引きメールを送る際は、「休む期間」「故人様との関係」「亡くなった日時」「ご葬儀の詳細」「休んでいる間の連絡先」を簡潔に伝えます。しかし、電話で連絡できる時間帯や余裕がある場合は、電話で連絡するのがマナーです。

大切なご家族を亡くされてすぐのタイミングは、悲しい気持ちで連絡にまで気が回らないかもしれません。そのようなときであっても、休暇にともなって協力を仰ぐ必要のある関係各所には連絡しておく必要があります。最低限のマナーを守りつつ、迅速に訃報を連絡しましょう。